Dernek kurulduktan sonra yapılacak ilk işlemler

Derneğinizi kurduktan sonra önce defterlerinizi tasdik ettiriniz.


1) Karar Defteri, 2) Üye kayıt Defteri, 3) Evrak Kayıt Defteri,4)Demirbaş Defteri. 5) İşletme Hesabı Defteri, 6)Alındı Belgesi kayıt defteri. İl Dernekler Müdürlüğüne ya da Notere tasdik ettirilir. Matbaaya Kaşe ve Mühür yaptırılır. Valilikle ve diğer birimlerle yapılan yazışmalarda mutlaka bu kaşe ve mühür kullanılması derneğe ulaşılmasında kolaylık sağlanacaktır. Yetki Belgesi için Yönetim Kurulu Kararı alınır. En kısa sürede Yetki Belgesi çıkarılır. Üye kaydı yapılır ve deftere kaydedilir.



YETKİ BELGESİ ALMAK İÇİN



Dernek adına gelir tahsil edecek kişi veya kişiler, yetki süresi de belirtilmek suretiyle, yönetim kurulu kararı ile tespit edilir. Gelir tahsil edecek kişilerin açık kimliği, imzası ve fotoğraflarını ihtiva eden Yetki Belgesi dernek tarafından üç nüsha olarak düzenlenerek, dernek yönetim kurulu başkanınca onaylanır. Yetki belgeleri işi tarafından imzalandıktan sonra dernekler birimlerine verilir. Dernek adına gelir tahsil edecek kişiler, ancak adlarına düzenlenen yetki belgelerinin bir suretinin dernekler birimine verilmesinden itibaren gelir tahsil etmeye başlayabilirler. Yetki belgelerinin süresi, yönetim kurullarının görev süresi ile sınırlıdır. Gelir toplama yetkisi yönetim kurulu kararı ile her zaman iptal edilebilir. Yetki belgesi ile ilgili değişiklikler yönetim kurulu başkanınca, onbeş gün içerisinde dernekler birimine bildirilir.



GENEL KURUL YAPMAK İÇİN

Yönetim Kurulu kongre kararından en az 15 gün önce toplanarak kongre kararı almalıdır. Lütfen tüzüğünüzdeki zamana dikkat ederek kongre yapınız. Bu kararda: Duyuru şeklinin yazı, elektronik ortam ya da gazete ilanı ile mi yapılacağı, tarihi yeri saati, toplantı ertelenecekse gerekçeli(6 ay ) / gerekçesiz(7 günden az, 60 günden fazla olamaz), toplantı gerekçesi ve gündem maddeleri belirtilir. (Şubeler Genel Merkezden 2 ay önce kongrelerini yapmak zorundadırlar.)



KONGRE SONRASI GELECEK EVRAKLAR

(1) adet Genel Kurul Sonuç Bildirimi Formu (seçim yapılmış ise) (1) adet divan tutanağı(divanda görüşülen konular, önergeler ve hazirun listesi), Genel kurulu izleyen 30 gün içerisinde mülki amirliğe teslim edilmelidir.





ALINDI BELGESİ (MAKBUZ) ALMAK İÇİN

Dernek gelirlerinin tahsilinde kullanılacak Alındı Belgeleri Yönetmeliğe uygun biçim ve ebatta yönetim kurulu kararıyla bastırılır. Alındı belgeleri, müteselsil seri ve sıra numarası taşıyan kendinden karbonlu elli asıl ve elli koçan yaprağından meydana gelen ciltler veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılan form veya sürekli kayıt formu şeklinde tertip edilir. Form veya sürekli form şeklinde bastırılacak alındı belgelerinin, belirtilen nitelikte olması zorunludur. Alındı belgesi ciltlerinin koçan kısmı iki suret olarak bastırılabilir. Ancak, koçan yaprağının bir suretinin cilt koçanında, diğerinin ise muhasebe evrakları arasında düzenli olarak saklanması zorunludur. Bastırılan alındı belgesi ciltleri veya elektronik sistemler ve yazı makineleri aracılığıyla yazdırılması için bastırılan formların adedi ile seri ve sıra numaralarının, onbeş (15) gün içinde basımevleri tarafından mülki idare amirliğine bildirilmesi zorunludur.



TÜZÜK DEĞİŞİKLİĞİ İÇİN

(1) adet genel kurul toplantı tutanağı, (1) adet değiştirilen maddelerin eski ve yeni şeklini gösterir liste karşılaştırmalı, TMK. 76. maddesi gereği, (Örneği diğer sayfada), (3) adet yeni tüzük (yönetim kurulu tüm sayfalarını imzalayacak) 30 gün içinde Kaymakamlık/Valilik’e müracaat edilir. Tüzük değişikliğine 3/2 çoğunlukla karar verilir.



KAPALI ALAN TOPLANTILARI, KONFERANS, PANEL, SEMİNER, BALO, ÇAY PARTİSİ GİBİ FAALİYETLER DÜĞZENLEMEK İÇİN

Derneğin kendi tüzüğünde faaliyetleri arasında var ise herhangi bir bildirime gerek yoktur. Dernek yönetim kurulu kararı yapabilir. Sadece Dernekler birimine faaliyet bildirimi yapması gerekir.



AÇIK HAVA TOPLANTILARI, KONSER, EĞLENCE VE TİYATRO DÜZENLEMEK İÇİN

(1) adet Yönetim Kurulu Karar fotokopisi, (1)’er adet konuşmacı veya sanatçıların nüfus cüzdan fotokopileri, (1)’er adet ikametgâh İlmühaberleri, (1) adet salon kira sözleşmesi veya tahsis belgesi, (1) adet davetiye örneği ücreti belirtilerek etkinliğin yapılacağı günden en az 48 saat önce dilekçeyle Valiliğe müracaat edilir. Bu faaliyetler 2911 Sayılı Toplantı ve Gösteri Yürüyüşleri Kanunu çerçevesinde değerlendirilir.

ALINDI BELGELERİ TESLİM TESELLÜM TUTANAĞI ÖRNEĞİ

Basımevi’nden teslim alınan aşağıda başlangıç, bitiş ve seri numaraları yazılı Alındı Belgeleri kontrol edilmiş, noksansız oldukları tarafımızdan tespit edilmiş olup, ( ) cilt Alındı Belgesi tam ve sağlam olarak Sayman üyeye teslim edilmiştir. ...../..../200..





S.N BAŞ. NO. BİTİŞ NO SERİ NO

1



Başkan Adı Soyadı Denetçi Adı Soyadı Sayman Üye Adı Soyadı

İmza İmza İmza

























ÜYE KAYDI

Gerçek ve tüzel kişiliklerin dernek üyesi olmaları için önce onların yazılı veya elektronik ortamda müracaatları olmalı daha sonra yönetim kurulu kararı gerekir. Üye Kayıt defterine üyenin ilgili kimlik bilgileri yazılarak kaydı yapılır.



ADRES DEĞİŞİKLİĞİ İÇİN

1 adet Yerleşim Yeri Değişiklik Bildirim Formu doldurularak 30 gün içinde Mülki İdare Amirliğine bildirilir.



BEYANNAME VE MAL BİLDİRİMİ

Dernek yönetim kurulu başkanları, her takvim yılının ilk dört ayı içinde bir önceki yıla ait “ Dernek Beyanname Formlarını ” doldurarak mülki idare amirliğine vermekle yükümlüdürler. Beyanname ile birlikte dernek denetleme formlarını verilecektir.



DERNEK ORGANLARINDA DEĞİŞİKLİK İÇİN

Yönetim veya denetim kurulunda asil/yedek görevde bulunan kişi istifa dilekçesini derneğe verir. Yönetim Kurulu toplantı yaparak yedek üyelerden sıradaki asil üye olarak belirler. Dernek Organlarındaki Değişiklik Formu doldurularak (30) gün içinde mülki idari amirliğine dilekçeyle bildirilir.



DERNEĞİ FESİH ETMEK İÇİN

Olağan veya Olağanüstü kongreye gidilir. Kongre yapmak için istenilen evraklar hazırlanır. Gündem maddesine derneğin fesih konusu açıkça belirtilir. Toplantıda katılanların sayısı üyelerin 2/3 ü olmalıdır. Derneğin feshine 3/2 çoğunlukla karar verilmesi zorunludur. Fesih neticesinde (3) kişilik Tasfiye komisyonu kurulur ve derneğin tasfiyesini tüzüğüne uygun şekilde bu komisyon yapar. Daha sonra (1) adet divan tutanağı, (1) adet Hazurun listesi, (1) adet tasfiye tutanağı ile birlikte Mülki İdare Amirliğine dilekçeyle müracaat edilir. Derneğe ait tüm belge, defter ve Alındı Belgeleri (kullanılmış-kullanılmamış seri ve cilt numaraları ayrı ayrı yazılacaktır) Tasfiye Tutanağına yazılır ve 5 yıl saklanmak üzere zimmetle son yönetim kurulu üyelerinde birine teslim edilir.



LOKAL AÇMAK İÇİN

(1) Adet yönetim kurulu karar fotokopisi, (1) adet noter tasdikli kira kontratı veya derneğin malı ise tapu fotokopisi, (1) adet lokalin krokisi ve dilekçe. Dernek merkeziyle lokalin giriş çıkışları ayrı yerlerde olacaktır, 1 adet meskenler için kat maliklerinin oy birliğiyle alacakları karar veya mesken ve işyerinin birlikte yer aldığı binalarda mesken sahiplerinin tamamının onayı ve iş yeri sahiplerinin oy çokluğu ile aldıkları kararın örneği, iş hanlarında ise yönetim kararı örneği 1 adet iskan izin belgesi veya söz konusu yerin lokal olarak kullanılmasında sakınca olmadığına dair belediye ve mücavir alan sınırında ise ilgili belediye dışında ise bayındırlık müdürlüğünden alınacak belge, 1 adet lokal yönergesi hazırlanarak mülki amirliğe müracaat edilecektir.



LOKAL İŞLETME BELGESİ İPTALİ

1 adet yönetim kurulu karar fotokopisi, Lokal İzin Belgesi ile Lokal İç Yönetmeliği eklenerek Kaymakamlık/Valilik ’e dilekçe ile müracaat edilir.





2860 SAYILI YARDIM TOPLAMA KANUNU’NA GÖRE YARDIM TOPLAMAK İÇİN İSTENİLEN EVRAKLAR



Yönetim Kurulu Karar fotokopisi, sorumlu (3) kişinin ikametgâh ilmühaberleri, savcılık belgeleri, nüfus cüzdanı fotokopileri ve (2)’şer adet vesikalık fotoğrafları ile en az (15) gün önceden Valilik Makamına dilekçeyle müracaat edilir. Yönetim Kurulu Kararı ve müracaat dilekçesinde; hangi amaçla ve ne miktarda yardım toplanacağı, faaliyet alanı, yardım toplama şeklinin nasıl yapılacağı (makbuzla, belirli yerlere kutu koyarak, bankalara hesap açtırarak, yardım pulu çıkararak, piyango düzenleyerek, kültürel gösteri düzenleyerek, konser, yemek, eğlence, balo, panayır, sergi, kermes, tiyatro düzenleyerek) ve kaç kişi çalıştırılacağı açıkça belirtilir. Müracaat dosyasına, yardım miktarını belirlemeye yarayacak tahmini hesap bilançosu, keşif özeti, inşaat projesi vb. belgeler ile faaliyetin niteliğine göre istenecek diğer belgeler eklenir. Makbuzla, belirli yerlere kutu koymak suretiyle, bankalarda hesap açtırarak, yardım pulu çıkararak yardım toplama şekillerinde giderler brüt gelirin % 10’unu; eşya piyangosu düzenleyerek, kültürel gösteriler tertipleyerek, sergiler açarak, spor gösterileri, gezi ve eğlenceler düzenleyerek yardım toplama hallerinde ise giderler brüt gelirin % 40’ını geçemez. Sorumlu kurullar, yardım toplama süresinin bitiminden itibaren 10 gün içinde toplanan yardımın kesin hesabını çıkarmak ve bir örneğini izin veren makama vermekle yükümlüdürler.